Das Outcome-Output-Gap

Hast du in deiner Organisation schon einmal ein Projekt beauftragt, nur um am Ende festzustellen, dass die Ergebnisse nicht deinen Erwartungen entsprachen? Bist du anspruchsvoll, wenn es darum geht, was für die investierte Zeit und das investierte Geld hinten rauskommen soll?

Seit über zwanzig Jahren beschäftige ich mich in verschiedenen Rollen mit Change Management in Organisationen und erlebe immer wieder, wie Potenziale verschenkt werden. Ich möchte daher einige Beobachtungen und Lösungsansätze mit dir teilen, damit du als Entscheider:in davon profitierst und die Effektivität in deinem Unternehmen steigern kannst.

In diesem Artikel geht es um das Outcome-Output-Gap, die Schere zwischen dem erwünschten Mehrwert und dem realen Ergebnis. Man kann es überall dort finden, wo Veränderungsprojekte durchgeführt werden. Insbesondere in Bezug auf große Digitalisierungs- bzw. ERP Projekte.

Outcome-Output-Gap = Schere zwischen gewünschter Wirkung und realem Ergebnis

Was du zu Outcome und Output wissen solltest

Wenn du als verantwortliche Managerin oder Manager eine Veränderung beauftragst, dann erwartest du dir üblicherweise einen unternehmerischen Mehrwert davon, ein Resultat, das relevant für die Weiterentwicklung des Unternehmens ist. Zum Beispiel geht es um mehr Attraktivität für Fachkräfte, um Kostensenkungen oder zufriedenere Kunden. Das nennt sich auch Outcome.

Diese Wirkung willst du durch den Einsatz bestimmter Mittel, beispielsweise einer neuen digitalen Anwendung erreichen. Die Arbeitsergebnisse, die diese Aktivitäten nach ihrer Implementierung erzeugen, sind der Output. Beispielsweise automatisch erzeugte Planungsergebnisse durch die Implementierung einer neuen KI.

Insbesondere bei Digitalisierungsprojekten lassen sich nun zwei spannende Dinge beobachten:

Nr. 1 Die Vermischung von Outcome und Output

Projektaufträge und Lastenhefte beschreiben meiner Erfahrung nach fast ausschließlich nur den Liefergegenstand des Projekts, das die Veränderung umsetzen soll, aber nicht den erwünschten Outcome. Das wird oft implizit vorausgesetzt. So als würde allein die Bereitstellung des Mittels schon dafür sorgen, dass sich die Wirkung und damit die Erzeugung des Mehrwerts für das Unternehmen wie von Zauberhand ergeben.

In Digitalisierungsprojekten geht es beispielsweise darum, die Software bereitzustellen und die Anwender:innen zu schulen. Doch bevor es tatsächlich in die Etablierung von Abläufen im Alltag geht, wenn eventuell auch organisatorische Änderungen nötig wären, um die Software in vollem Umfang zu nutzen, enden die teuren Projekte meist. Das führt zu Ärger und Enttäuschungen auf allen Seiten. Denn die ursprünglichen Erwartungen sind ja doch nicht so ganz eingetreten.

Aber was waren eigentlich die Erwartungen an die Wirkung, den Nutzen und das Endergebnis des ganzen Aufwands? Ohne eine konkrete Formulierung einer Erwartung an den Outcome in der Strategie- bzw. Planungsphase der Veränderung kann man nicht feststellen, ob alle Mitentscheider:innen wirklich genauso denken. Ohne Bezug auf den Outcome kann man nicht messen, ob und wann das Endergebnis erreicht wird. Und es wird auch nicht transparent, unter welchen Bedingungen die gewünschte Wirkung tatsächlich erreicht werden kann. Ist das gewählte Mittel wirklich allein in der Lage, den Outcome zu erzeugen? Oder was braucht es dazu noch? Das sind schlechte Voraussetzungen für einen wirklichen Erfolg.