4 Tipps für mehr natürliche Autorität im Projektmanagement

„Es ist schon komisch, wenn ich an den Projektbesprechungen teilnehme. Es gibt viel zu tun und ich hätte erwartet, dass die Führungskräfte in meinem Team von sich aus aktiv zur Lösung beitragen, aber keiner meldet sich. Ich muss dann die einzelnen Aufgaben verteilen. Dabei fühle ich mich ziemlich unwohl und unsicher.“ Das sagte mir kürzlich eine junge Projektmanagerin.

Das ist ein typisches Erlebnis für junge Führungskräfte. Du übernimmst zum ersten Mal Verantwortung und sollst plötzlich erfahrenere oder höhergestellte Kollegen führen. Dabei denkst du vielleicht: 'Ich bin doch noch so jung. Was, wenn die denken, ich habe keine Ahnung?' Oder: 'Ich bin so erzogen worden, dass man Älteren mit Respekt begegnet. Wie soll ich denen jetzt etwas sagen?'

Das ist ganz normal. Diese Zweifel sind meistens unbegründet. Frag dich doch mal, wo du wirklich negative Kritik gehört hast.
Am Anfang einer Führungskarriere gibt es viele Herausforderungen. Dir fehlt vielleicht noch das Fachwissen oder du kennst dich in der Firmenkultur noch nicht so gut aus. Die 'alten Hasen' haben da natürlich einen Vorteil, sie kennen alle Tricks und Kniffe. Und du? Du fühlst dich vielleicht noch nicht ernst genug genommen. Vor allem aber steht man sich oft selbst ziemlich im Weg.

Innere Kritiker und Zweifel können dich lähmen¹. Besonders, wenn du eher dazu neigst, Respekt vor Autoritäten zu haben oder Perfektionistin bist. Beobachte dich mal selbst: Wenn du eine Entscheidung treffen musst, welche Gedanken schießen dir dann durch den Kopf? Was fürchtest du? Und ist das wirklich realistisch? Die gute Nachricht ist: Die meisten Menschen folgen gerne anderen, wenn sie sie für kompetent halten und ihnen vertrauen. Das ist das Prinzip der natürlichen Autorität. Und die hast du auch!

Natürliche Autorität kann man weder leihen noch kaufen. Sie wird dir von Anderen zugeschrieben. Und: Du kannst sie durch dein Verhalten stärken. Mit den folgenden Tipps zeige ich dir, wie.

Tipp 1: Demonstriere Kompetenz – aber mit deinen Möglichkeiten

Als Neuling ist es ganz normal, sich manchmal unsicher zu fühlen, besonders wenn du mit erfahrenen Experten zusammenarbeitest. Sich mit ihnen zu vergleichen ist der falsche Ansatz. Konzentriere dich lieber darauf, was du gut kannst und schließe deine Wissenslücken dabei geschickt.

• Finde die Schlüsselspieler für dein Projekt. Das kann entscheidend für den Projekterfolg sein und es zeigt, dass du verstanden hast, worauf es im Management ankommt. Es ist klug, die Koryphäen im Team zu haben, aber du musst dabei nicht alles Fachliche verstehen.
• Sei neugierig und zeige Lernbereitschaft: Scheu dich nicht, Fragen zu stellen. Zeige echtes Interesse an der Meinung deiner erfahrenen Kollegen. Wenn du zugibst, dass du etwas nicht weißt, wirkt das oft viel besser, als wenn du versuchst, etwas vorzutäuschen. Aber Vorsicht: der Grat zwischen Offenheit und Selbstsabotage kann schmal sein. Platze nicht bei jeder Gelegenheit damit heraus, dass du etwas nicht weißt.
• Behalte den Überblick: Deine Stakeholder wollen wissen, was bei deinem Projekt läuft. Konzentriere dich auf die wichtigsten Aspekte und zeige, dass du die Kontrolle hast. Die wesentlichen Fachtermini solltest du in jedem Falle drauf haben.

Bei all dem solltest du nicht vergessen, dass deine bisherigen Kompetenzen dazu geführt haben, dass dir das Projekt anvertraut wurde. Auch wenn du nicht alles im Detail weißt, hast du Stärken. Vielleicht bist du ein Organisationstalent und schaffst Ordnung im Chaos. Vielleicht hast du eine besondere Gabe, Menschen zu motivieren und ein Team zusammenzuschweißen. Oder du hast eine besondere Fähigkeit, komplexe Zusammenhänge zu durchschauen. Überleg dir mal, mit welchen deiner Fähigkeiten du das Projekt bereichern kannst.

Tipp 2: Nicht viel nachdenken, sondern selbstbewusst auftreten

Wenn du Menschen beobachtest, die von Natur aus eine starke Autorität ausstrahlen, wirst du feststellen: Sie geben ganz selbstverständlich den Ton an, ohne groß zu erklären warum. Sie sind selbstbewusst, aber nicht arrogant. Sie bleiben freundlich und respektvoll. Man vertraut ihnen einfach, weil sie zu wissen scheinen, was sie tun. Und das Beste: Das kannst du auch lernen!

• Trau dich, die Initiative zu ergreifen. Teile Aufgaben zu und sag deine Meinung, ohne dich zu rechtfertigen oder kleinzumachen. Frag nicht erst, ob es okay ist – mach einfach! Du wirst sehen, es ist einfacher als du denkst.
• Achte aber auf deinen Ton: Er sollte bestimmt, aber freundlich sein. Bitte oder frag deine Kollegen, anstatt zu befehlen.
• Sei beharrlich, wenn es um wichtige Themen geht, aber immer sachlich. Zeig, dass du Verantwortung übernehmen willst.
• Triff Entscheidungen selbstbewusst: Bei unwichtigen Dingen entscheid schnell oder delegiere. Bei wichtigen Themen holst du dir Rat bei den Experten.
• Wichtige Themen bedürfen oft der Zustimmung höherer Instanzen. Nimm dir Zeit und bereite Präsentationen sehr sorgfältig vor. In den Terminen mit den Gremien zeigst du auch damit dein hohes Engagement für das Projekt.

Tipp 3: Bleib gelassen

Menschen, die innere Ruhe ausstrahlen und immer einen kühlen Kopf bewahren, sind echte Vorbilder. Das liegt oft an ihrer Erfahrung, mit der sie überraschende Situationen schneller erfassen und bewerten können. Du hast vielleicht nicht so viel Erfahrung wie deine älteren Kollegen. Trotzdem gibt es Möglichkeiten, sich von Überraschungen nicht zu sehr aus der Bahn werfen zu lassen.

• Eine gute Strategie ist es, sich einen "Wenn-Dann-Plan" zurechtlegen. Überleg dir: Was macht dich nervös? Wie möchtest du dann reagieren? Und was ist das Schlimmste, was passieren könnte? Wenn du dir diese Fragen im Voraus beantwortest, bist du besser vorbereitet.
• Sehr gut funktioniert auch die Strategie, sich kurzfristig aus der Situation herauszuziehen, wenn es brenzlig wird. Sag zum Beispiel: "Darüber muss ich kurz nachdenken." Oder atme einfach ein paar Mal tief durch. Das gibt dir Zeit, deine Gedanken zu ordnen.
• Eine gute Vorbereitung ist das A und O. Beschäftige dich intensiv mit deinem Projekt. Sowohl mit den fachlichen als auch mit den menschlichen Aspekten. Welche Risiken gibt es? Wer unterstützt dich und wer könnte Schwierigkeiten machen²? Je besser du vorbereitet bist, desto sicherer wirst du auftreten.

Tipp 4: Verzichte nicht auf die hierarchische Autorität

Eine klare Position in der Hierarchie gibt dir nicht nur Macht, sondern auch Sicherheit. Als offiziell anerkannter Projektleiter*in kannst du leichter Entscheidungen treffen und dein Team führen. Auch wenn du von Natur aus überzeugend bist, kann es manchmal hilfreich sein, auf deine offizielle Position zu verweisen.
Also: Lass dich offiziell ins Amt erheben und sichere dir die nötigen Befugnisse, um dein Projekt erfolgreich zu führen.

Nützliches

¹ Hier kannst du auch weiterlesen "Karrierekiller Selbstzweifel"

² Ein nützliches Tool findest du hier: "Effizientes Stakeholdermanagement mit der Kraftfeldanalyse"

Schau doch mal unverbindlich bei einem Stammtisch der GPM Young Crew der Gesellschaft für Projektmanagement vorbei. Das ist eine Community extra für junge Projektverantwortliche. Hier gibt es Austausch, Fachinput, jede Menge Spaß und nebenbei hilft dir das in deiner Karriere.

Und für weitere Hilfe kontaktiere mich gerne.