Unsicher in Ihrer Rolle als ProjektleiterIn? Hier sind einige Tipps, wie Sie Ihrer natürlichen Autorität auf die Sprünge helfen

„Es ist schon komisch, wenn ich in den Sitzungen zu diesem Projekt bin. Da gibt es Anforderungen und ich hätte erwartet, dass die Führungskräfte in meinem Team von selbst aktiv zur Lösung beitragen, aber keiner meldet sich. Ich muss ihnen dann die einzelnen Aufgaben zuweisen. Dabei fühle ich mich ziemlich unwohl und unsicher.“ Das erzählte mir kürzlich eine junge Projektmanagerin. Solche Situationen sind ziemlich typisch für – oft junge – Menschen, die erstmals eine Leitungsaufgabe übernommen haben und nun ältere oder höherrangige Kollegen im Projekt führen sollen. Die meisten von uns kennen ähnliche Situationen.

Interessant wäre es geworden, wenn sie den Satz noch weitergesponnen hätte und ihre inneren Gedanken zum Vorschein gekommen wären. Vielleicht so etwas: Dabei fühle ich mich unwohl, weil ich so erzogen wurde, dass ich Älteren gehorchen soll und nicht anders rum. Wahrscheinlich denken die Leute jetzt auch über mich: „Die spielt sich ganz schön auf, dabei hat die gar keine Ahnung. Und dann will sie uns erzählen, was wir zu tun haben? Pah!“ Wenn ich ich sie daraufhin gefragt hätte, ob denn schon mal jemand tatsächlich etwas ähnliches zu ihr gesagt hätte, dann hätte sie mit großer Wahrscheinlichkeit geantwortet: „Eigentlich nicht“. Und damit wäre klar, woher dieses Unwohlsein kommt: direkt aus dem eigenen Kopf.

Gerade wenn man als junger Projektmanager anfängt, gibt es Einiges, das einen davon abhält, seine ganze Power zu entfalten. Zunächst mangelt es an Fachwissen, das sich im Laufe der Jahre erst entwickeln muss. Dazu kommt fehlendes organisatorisches Wissen. Damit sind die Kenntnisse über die Beziehungen und Verhaltensweisen und ungeschriebenen Regeln in der betroffenen Organisation gemeint. Die sogenannten „alten Hasen“ haben all das schon. In der Organisation ist klar, zu welchen Themen sie DIE Experten sind und dass es immer gut funktioniert, wenn man sie einbindet. Als neuer Projektmanager oder Managerin hat man hier oft das Gefühl, noch nicht genügend ernst genommen zu werden. Vor allem aber steht man sich selbst ordentlich im Weg. Innere Kritiker und Zweifler sorgen für Gefühle der Unsicherheit. Für Menschen, die in einem starken Respekt- und Hierarchiedenken erzogen worden sind, könnten zum Beispiel starke innere Vorbehalte da sein, Leuten etwas „anzuschaffen“, die älter oder ranghöher sind. Oder wenn man mit einem starken Perfektionismus ausgestattet ist, würde man sich lieber zurückhalten, wenn man nicht 100 % Ahnung von etwas hat. Beobachten Sie sich doch mal selbst: wenn Sie in einer Situation sind, in der Sie etwas durchsetzen müssen – welche inneren Kritiker und Zweifler sind denn da am Werk? Welche Fantasien haben Sie, was passieren KÖNNTE, wenn Sie den Ton angeben? Und was davon ist wirklich real?
Sie werden feststellen, dass es nicht viele Gründe gibt, warum Sie sich als ProjektmangerIn zurückhalten müssten. Nutzen Sie doch stattdessen das

Prinzip der natürlichen Autorität:  die meisten Menschen folgen gerne anderen Menschen, wenn sie sie für kompetent halten, ihnen vertrauen und sich respektiert fühlen.

Das kann Ihr Einstieg sein. Natürliche Autorität bekommt man nicht geliehen und kann sie nicht kaufen. Man bekommt sie von anderen Menschen zugeschrieben. Natürliche Autorität beschreibt eine besondere Stellung in der sozialen Rangfolge, weil man von der Gemeinschaft als fähig zur Führung einer Aufgabe wahrgenommen wird. Das heißt aber auch, dass man mit seinem Verhalten den Grad der eigenen natürlichen Autorität beeinflussen kann. Und damit ist nicht gemeint, sich autoritär zu geben. Hier kommen ein paar Tipps, die Ihrer natürlichen Autorität auf die Sprünge helfen:

Tipp 1: Kompetenz zeigen – aber mit Ihren Möglichkeiten

Wenn man neu und unerfahren ist, dann ist es ziemlich schwer, kompetent zu wirken. Häufig hat man es mit großen Fachexperten zu tun, die allseits um Rat gefragt werden. Misst man sich mit dem, was diese Experten im Kopf haben, dann kann man nur verlieren. Machen Sie sich daher frei davon, sich mit diesen Menschen zu vergleichen. Zeigen Sie lieber Kompetenz darin, wie Sie das Projekt führen und wie Sie die Lücken in Ihrem eigenen Wissen und die im Projekt geschickt füllen. Finden Sie heraus, wer die fachlichen Keyplayer sind, die Ihr Projekt braucht. Es ist weise, die Koryphäen in Ihrem Team zu haben.Es ist nicht Ihr Job, sich in allem in der Tiefe auszukennen. Eine gute Teamzusammenstellung kann für den Projekterfolg entscheidend sein und zeigt Ihr Können im Projektmanagement. Das steigert Ihre natürliche Autorität. Machen Sie Termine mit den altgedienten Experten und fragen Sie sie. Versuchen Sie nicht, schlauer als sie zu sein. Ehrliches Interesse an der Meinung der Experten und ein ehrliches Zugeben von Nichtwissen verschafft Ihnen Respekt. Denn der Wille etwas lernen zu wollen wird von „alten Hasen“ gerne geschätzt. Doch Vorsicht: platzen Sie nicht zu jeder Gelegenheit heraus, dass Sie etwas nicht wissen.

Ihren Stakeholdern gegenüber sollten Sie in der Lage sein, stets über das Projekt, seine aktuellen Probleme und grundlegende fachliche Zusammenhänge Auskunft geben zu können. Die wesentlichen Begrifflichkeiten sollten Sie kennen. Legen Sie daher auf diese erst mal den Schwerpunkt und seien Sie daher auf jeden Fall Experte oder Expertin darin, wie der Stand Ihres Projekts ist.

Bei all dem sollten Sie nicht vergessen, dass Ihr Wissen und Können dazu geführt hat, dass Ihnen das Projekt anvertraut wurde. Auch wenn Sie also nicht alles im Detail wissen, so haben Sie doch sicher Kenntnisse und Fähigkeiten in komplementären Bereichen. Vielleicht können Sie sehr strukturiert denken und damit Ordnung in einem eher chaotischen Umfeld schaffen. Auch solche Fähigkeiten bringen Respekt. Überlegen Sie sich, mit welchen Ihrer Fähigkeiten Sie das Projekt bereichern können.

Tipp 2: Mit Selbstverständlichkeit und Bereitschaft zur Verantwortung agieren

Wenn Sie Personen mit einer hohen natürlichen Autorität beobachten, so werden Sie feststellen, dass diese mit einer ziemlichen Selbstverständlichkeit den Ton angeben, ohne dass sie es begründen. Sie zeigen Selbstbewusstsein ohne Arroganz. Dabei bleiben sie freundlich und respektvoll. Man kann ihnen einfach vertrauen, weil sie zu wissen scheinen, was sie tun. Es ist gar nicht so schwer, es ihnen gleich zu tun.

Trauen Sie sich, die Initiative zu übernehmen,Aufgaben zu verteilen und Ihre Meinung zu sagen, ohne sich zu rechtfertigen oder klein zu machen. Fragen Sie nicht, ob es erlaubt ist, machen Sie einfach.Sie werden feststellen, dass es leichter geht als befürchtet. Beachten Sie dabei aber unbedingt Ihre Tonlage. Sie sollte keinesfalls befehlsmäßig oder überheblich sein. Verpacken Sie Ihre Message in freundlichen aber verbindlichen Sätzen. Sie können die Kollegen bitten oder fragen. Nageln Sie sie jedoch fest mit Zusagen zu fixen Erledigungsterminen oder Verantwortungen. Seien Sie beharrlich in der Verfolgung der Themen, aber stets sachlich. Ihre ernsthafte Bereitschaft, Initiative und Verantwortung zu übernehmen, muss bei Ihrem Gegenüber spürbar sein. Zeigen Sie Entscheidungskompetenz. Treffen Sie unwichtige Entscheidungen schnell oder delegieren Sie sie. Wenn Sie sich nicht sicher sind fragen Sie Ihre Experten. Wichtige Themen verlangen häufig die Zustimmung höherer Stellen. Bereiten Sie die Entscheidungsvorlage gut vor und sehen Sie auch hier zu, dass zügig entschieden wird. Ihr Umfeld sieht, dass Sie sich für das Projektziel engagieren und wird Ihnen mehr und mehr vertrauen.

Tipp 3: Souverän und gelassen bleiben

Gerne folgen wir Menschen, die innere Ruhe und Selbstvertrauen ausstrahlen, und immer das Richtige zu wissen und zu tun scheinen. Sie sind erfahren und meist älter. Sie hatten Zeit, persönlich zu reifen und jede Menge fachliche Erfahrung zu sammeln. Das macht sie schnell darin, eine Lage zu erfassen und sich ein Urteil zu bilden. Und das verschafft ihnen natürliche Autorität. Als junger Mensch kann man natürlich nicht so viel Erfahrung vorweisen. Trotzdem gibt es Handlungsmöglichkeiten, um sich durch Überraschungen nicht zu sehr aus der Bahn werfen zu lassen.

In aufregenden Situationen ruhig zu bleiben hängt auch stets von der ganz persönlichen Stressverarbeitung ab. Über den dezidierten Umgang mit Stress möchte ich an dieser Stelle nicht ausholen. Es sei jedoch darauf hingewiesen, dass Ihr Verhalten in stressigen Situationen Auswirkung auf Ihre natürliche Autorität haben könnte, wenn Sie zum Beispiel hektisch oder laut werden oder widersprüchliche Aussagen machen. Sollten sie zu den Menschen gehören, die nicht in allen Lebenslagen einen Ruhepuls von 60 haben, dann könnten Sie darüber nachdenken, was Sie schnell in Stress bringt. Wie reagieren Sie da? Haben Sie sich „unter Kontrolle“? Und was könnten Sie tun, um unüberlegtes Verhalten zu vermeiden? Sich zum Beispiel aus der Situation herausziehen mit dem Hinweis „ich muss mir hier erst mal Gedanken dazu machen, bevor ich mich hierzu äußere“, oder unauffällig erst mal dreimal bewusst Luft holen, bevor man reagiert. Finden Sie hier Ihr ganz persönliches Rezept.

In jedem Falle sollten Sie sich einen bestmöglichen Überblick über das Projekt verschaffen und sich sehr gut vorbereiten. Das gilt sowohl für fachliche Inhalte wie auch für die menschlichen Belange. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, die Risiken im Projekt und Ihre Stakeholder zu analysieren. Welche Förderer können Sie nutzen, welche Widerstände sind zu erwarten? Dann sind Sie für mögliche aufkommende Probleme gewappnet und können mit einer gewissen Souveränität agieren.

Zu guter Letzt...

möchte ich erwähnen, dass es sehr sinnvoll ist, wenn natürliche Autorität und Amtsautorität zusammenwirken. Ein Projektmanager sollte offiziell und öffentlich in eine ordentliche Hierarchie eingebunden sein. Denn auch Menschen mit hoher natürlicher Autorität müssen manchmal mit der hierarchischen Keule drohen können.
Daher: lassen Sie sich auf jeden Fall mit einer klaren Rolle, klaren Befugnissen ausstatten. Und verzichten Sie niemals auf eine offizielle Inthronisierung durch Ihren Auftraggeber!