Die Kraftfeldanalyse als effizientes Tool für das Management von Stakeholdern

Jeder mit Projekterfahrung hat schon erlebt, dass Projekte an Grenzen stoßen, weil Interessen von Beteiligten oder Betroffenen berührt sind. Tatsache ist: in jedem Projekt gibt es, salopp gesagt, Gewinner und Verlierer - Menschen, die vom Projekt profitieren und es darum unterstützen und Menschen, die das Projekt beziehungsweise sein Ziel nicht mögen. Entweder verschlechtert sich etwas für sie, zum Beispiel können sie etwas nicht mehr so bequem tun wie vorher, oder sie erleiden einen Statusverlust. Oder sie müssen sich an etwas Neues gewöhnen, etwa eine neue Umgebung, neue EDV, oder neue Arbeitspartner. Diese persönliche Betroffenheit wirkt sich oft sogar unbewusst aus. Je nach Schwere der Veränderung entstehen hier Kräfte, die Ihr Projekt stark behindern oder sogar zum Stillstand bringen können.

Dagegen erwarten sich die Menschen auf der Gewinnerseite Vorteile aus dem Projekt, z. B. mehr Umsatz, Kosteneinsparungen, neue oder optimierte Produkte/Funktionalitäten oder einen Gewinn an Prestige oder Wissen. Förderer sind wichtig. Sie können Ihrem Projekt Vorteile verschaffen durch ihr Know-how, ihre Ressourcen, ihre Position oder ihr Netzwerk. Es liegt auf der Hand, dass es sich für Sie lohnt, sich als Verantwortliche(r) für Veränderungen intensiv mit Ihren Interessengruppen (Stakeholdern) und ihren Erwartungen/Befürchtungen zu beschäftigen. Wenn Sie das auf einfache und schlanke Weise tun wollen, dann kann ich Ihnen die Kraftfeldanalyse wärmstens empfehlen.

Die Kraftfeldanalyse ist Ausgangspunkt für Ideen und Maßnahmen, um Widerstand zu verringern und treibende Kräfte zu fördern. Sie ist dabei nicht auf Projektmanagement beschränkt, sondern eignet sich grundsätzlich für jeden, der eine nachhaltige Veränderung plant. Gemäß dem Spruch „Bilder sagen mehr als tausend Worte“ erlaubt sie Ihnen einen schnellen und umfassenden Überblick über Interesse und Einfluss im Projekt. Damit gibt sie Ihnen die Möglichkeit, nicht zu sehr von Verhaltensweisen Ihrer Kontakte überrascht zu werden. Sie gewinnen Zeit, sich vorab über Win-Win-Möglichkeiten Gedanken zu machen und Ihren Verhandlungsrahmen abzustecken. Das stärkt Sie in Ihrer Führungsrolle. Zudem können Sie aktiv am Beziehungsmanagement zu Ihren Stakeholdern arbeiten und persönlich profitieren. Ineffizienzen wie sich im Kreis drehen, unnötige Runden machen werden eher vermieden. Und schlussendlich hilft sie Ihnen, gegensätzliche Interessen mit der nötigen Wertschätzung sehen zu können.

Ihren Ursprung hat sie in der Feldtheorie des Sozialpsychologen Kurt Lewin (1890-1947). In der nun folgenden Anleitung geht es aber um einen ganz pragmatischen Ansatz. 

Die Kraftfeldanalyse in 5 Schritten

Für die Kraftfeld-Analyse ist brauchen Sie lediglich einen ruhigen Ort zum Nachdenken bzw. diskutieren und Schreibzeug.

Schritt 1: Identifizieren Sie die Personen oder Gruppen, die großen Einfluss auf Ihr Projekt nehmen können. Das können einzelne Teammitglieder sein oder andere Stakeholder, auf die sich das Projekt und sein Ergebnis auswirkt. Machen Sie eine Liste mit allen relevanten Namen.

Schritt 2: Notieren Sie, welche Beobachtungen Sie zu den jeweiligen Personen gemacht haben. Das können direkte Aussagen sein, aber auch Verhalten wie „geht immer über Vorgesetzte“ oder „kommt ständig zu spät“ oder aber auch „hat beim Thema ganz schnell und unbürokratisch gehandelt“. Es geht um das, wie Sie die Person in Bezug auf Ihr Projekt erleben. Anhaltspunkte für mögliches Widerstandsverhalten finden Sie als Checkliste im Artikel  "Widerstand erkennen und sich vor Überraschungen schützen."

Schritt 3: Bilden Sie Hypothesen. Das heißt, Sie gehen jede Person einzeln durch und überlegen Sie: Wie wirkt sich das Projekt auf diese Person, ihre Funktion, den Arbeitsbereich o. Ä. aus. Was hat die Person wohl zu gewinnen/zu verlieren? Wie steht die Person wohl zum Projekt? Notieren Sie all Ihre Vermutungen. Einige widersprechen sich möglicherweise. Das macht nichts. Schreiben Sie sie auf. Denken Sie daran, dass Veränderungen viel mit Annahmen und Befürchtungen zu tun haben.

Jetzt können Sie Ihre Einschätzungen in einer Tabelle sortieren.

Schätzen Sie, wie stark die Personen oder Gruppen positiv oder negativ eingestellt (Förderer / Verhinderer) sind und wie stark ihr Einfluss auf Ihr Projekt ist. Den Grad können Sie mit einem einfachen Ranking wie Plus und Minus oder z. B. mit Zahlen von 0 (wenig Einfluss) bis 10 (extrem kritisch) angeben.

Schritt 4: Tragen Sie die Ergebnisse in ein Koordinatensystem ein. 
Zeichnen Sie Achsen für „Dafür / Dagegen“ und „Einfluss groß / klein“. Tragen Sie nun die Ergebnisse aus Ihrer Tabelle in das Bild ein. Für Personen mit wenig Interesse an den Zielen des Projekts benutzen Sie kleine Kreise, für solche mit viel Interesse große Kreise. So können Sie nun sehen, welche einflussreichen Personen(gruppen) noch weiter als „Förderer“ entwickelt werden könnten.

Hier ein Beispiel:

Schritt 5: Schließlich überlegen Sie sich Maßnahmen.
Nachdem Sie nun das Kraftfeld vor sich liegen haben, haben Sie vermutlich schon einige Vorstellungen davon, wo es gut läuft, was nicht so wichtig ist und an welchen Stellen Sie aufmerksam sein sollten. Die Analyse allein wird jedoch nichts bewegen. Eine strukturierte Bearbeitung der Ergebnisse gehört daher auf jeden Fall zur Kraftfeldanalyse dazu. Sie könnten sich zum Beispiel die zielführenden Kräfte warm halten, indem Sie regelmäßig und persönlich über den aktuellen Stand informieren und Fragen bereits vorwegnehmen. Kritische Kräfte brauchen möglicherweise ein persönliches Gespräch oder mehr Transparenz über das Vorgehen im Projekt. Vielleicht müssen Sie über eine weitere fachliche Änderung nachdenken oder den Personen mehr Beteiligung im Projekt einräumen. Sie haben viele Möglichkeiten.

Tragen Sie die geplanten Maßnahmen am Ende der Tabelle ein. Damit haben Sie eine Liste, die Sie aktiv als Arbeitsinstrument zum Management Ihrer Stakeholder verwenden können.

Weitere Hinweise zum Gebrauch der Kraftfeldanalyse

Es ist übrigens eine gute Idee, die Kraftfeldanalyse immer wieder während des Projektes zu machen. Menschen ändern ihre Interessen und damit ihr Verhalten auch mal. Dann sind Sie mit Ihren Beobachtungen und Maßnahmen stets up-to-date. Planen Sie also ein regelmäßiges Review ein.

Das Koordinatensystem gibt Ihnen die Möglichkeit, eine Situation bildlich zu skizzieren. Sie sehen möglicherweise überraschende Zusammenhänge und kommen zu neuen Erkenntnissen. Was Sie sich jedoch immer vor Augen führen sollten ist, dass dieses Koordinatensystem Ihr subjektives Konstrukt ist (!).

Besser ist es noch, die Analyse zu zweit oder im Team vorzunehmen, um verschiedene Sichtweisen einfließen zu lassen und die Hypothesen stichhaltiger zu machen.

Bitte überlegen Sie sich auch, welchen Grad an Vertraulicheit Sie wahren wollen. Eine solche Analyse mit Beobachtungen, Einschätzung und Maßnahmen könnte befremdend auf die dort genannten Personen wirken, wenn sie diese zufällig in die Hand bekämen.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß mit dem Erforschen dem Interessenlagen!

Mehr erfahren: Beschreibung Feldtheorie Kurt Lewin