Effizientes Stakeholdermanagement mit der Kraftfeldanalyse

Jeder mit Projekterfahrung hat schon erlebt, dass Projekte an Grenzen stoßen, weil Interessen von Beteiligten oder Betroffenen berührt werden. Fakt ist: In jedem Projekt gibt es, salopp gesagt, Gewinner und Verlierer - Menschen, die von dem Projekt profitieren und es deshalb unterstützen, und Menschen, denen das Projekt oder sein Ziel nicht gefällt. Entweder verschlechtert sich für sie etwas, z.B. können sie etwas nicht mehr so bequem wie bisher tun oder sie erleiden einen Statusverlust. Oder sie müssen sich an etwas Neues gewöhnen, etwa eine neue Umgebung, neue EDV oder neue Kolleg:innen. Diese persönliche Betroffenheit wirkt sich oft unbewusst aus. Je nach Schwere der Veränderung entstehen hier Kräfte, die dein Projekt stark behindern oder sogar zum Stillstand bringen können.

Auf der anderen Seite erwarten die Begünstigten Vorteile aus dem Projekt, z.B. Umsatzsteigerung, Kosteneinsparungen, Prestigegewinn oder Wissenszuwachs. Sponsoren sind wichtig. Durch ihr Know-how, ihre Ressourcen, ihre Position oder ihr Netzwerk können sie deinem Projekt Vorteile verschaffen. Es liegt auf der Hand, dass es sich für dich als Veränderungsverantwortlicher lohnt, dich intensiv mit deinen Interessengruppen (Stakeholdern) und ihren Erwartungen/Befürchtungen auseinanderzusetzen. Wenn du dies auf einfache und schlanke Weise erreichen möchtest, kann ich dir die Methode der Kraftfeldanalyse wärmstens empfehlen.

Die Vorteile der Methode

Die Kraftfeldanalyse ist Ausgangspunkt für Ideen und Maßnahmen, um Widerstände abzubauen und treibende Kräfte zu fördern. Sie ist nicht auf das Projektmanagement beschränkt, sondern eignet sich grundsätzlich für alle, die nachhaltige Veränderungen planen. Nach dem Motto „Bilder sagen mehr als tausend Worte“ ermöglicht sie einen schnellen und umfassenden Überblick über Interessen und Einflussmöglichkeiten im Projekt.

• Dadurch wird verhindert, dass du vom Verhalten der Stakeholder allzu sehr überrascht wirst.
• Du gewinnst Zeit, um im Vorfeld über Win-Win-Möglichkeiten nachzudenken und deinen Verhandlungsrahmen abzustecken. Das stärkt dich in deiner Führungsrolle.
• Außerdem kannst du aktiv am Beziehungsmanagement mit deinen Stakeholdern arbeiten und persönlich davon profitieren.
• Ineffizienzen wie sich im Kreis drehen, unnötige Runden drehen werden eher vermieden.
• Und schließlich hilft es dir, gegensätzliche Interessen mit der nötigen Wertschätzung zu sehen.

Ihren Ursprung hat die Kraftfeldanalyse übrigens in der Feldtheorie des Sozialpsychologen Kurt Lewin (1890-1947). In der nun folgenden Anleitung geht es aber um einen ganz pragmatischen Ansatz.

Die Kraftfeldanalyse in 5 Schritten

Für die Kraftfeld-Analyse ist brauchst du lediglich einen ruhigen Ort zum Nachdenken bzw. diskutieren und Schreibzeug.

Schritt 1: Identifiziere die Personen oder Gruppen, die großen Einfluss auf dein Projekt nehmen können. Das können einzelne Teammitglieder sein oder andere Stakeholder, auf die sich das Projekt und sein Ergebnis auswirkt. Mache eine Liste mit allen relevanten Namen.

Schritt 2: Notiere dir, welche Beobachtungen du zu den jeweiligen Personen gemacht hast. Das können direkte Aussagen sein, aber auch Verhalten wie „geht immer über Vorgesetzte“ oder „kommt ständig zu spät“ oder aber auch „hat beim Thema ganz schnell und unbürokratisch gehandelt“. Es geht darum, wie du die Person in Bezug auf dein Projekt erlebst. Anhaltspunkte für mögliches Widerstandsverhalten findest du auch in diesem Beitrag.

Schritt 3: Bilde Hypothesen. Das heißt, du gehst jede Person einzeln durch und überlegst: Wie wirkt sich das Projekt auf diese Person, ihre Funktion, den Arbeitsbereich o. Ä. aus. Was hat die Person wohl zu gewinnen/zu verlieren? Wie steht die Person wohl zum Projekt? Notiere all deine Vermutungen. Einige widersprechen sich möglicherweise. Das macht nichts. Schreibe sie auf. Denke daran, dass Veränderungen viel mit Annahmen und Befürchtungen zu tun haben.

Jetzt kannst du deine Einschätzungen in einer Tabelle sortieren.

Schätze danach, wie stark die Personen oder Gruppen positiv oder negativ eingestellt (Förderer / Verhinderer) sind und wie stark ihr Einfluss auf dein Vorhaben ist. Den Grad kannst du selbst mit einem einfachen Ranking wie Plus und Minus oder z. B. mit Zahlen von 0 (wenig Einfluss) bis 10 (extrem kritisch) festlegen.

Schritt 4: Trage die Ergebnisse in ein Koordinatensystem ein. 
Zeichne Achsen für „Dafür / Dagegen“ und „Einfluss groß / klein“. Trage nun die Ergebnisse aus deiner Tabelle in das Bild ein. Für Personen mit wenig Interesse an den Zielen des Projekts benutze kleine Kreise, für solche mit viel Interesse große Kreise. So kannst du schließlich im Überblick erkennen, welche einflussreichen Personen(gruppen) noch weiter als „Förderer“ entwickelt werden könnten.

Hier ein Beispiel:

Schritt 5: Schließlich überlegst du dir Maßnahmen.

Jetzt, wo du das Kraftfeld vor dir hast, hast du wahrscheinlich schon eine Vorstellung davon, was gut läuft, was nicht so wichtig ist und worauf du achten solltest. Die Analyse allein wird aber noch nichts bewegen. Eine strukturierte Aufarbeitung der Ergebnisse gehört deshalb auf jeden Fall zur Kraftfeldanalyse. Du kannst z.B. die zielführenden Kräfte bei der Stange halten, indem du sie regelmäßig und persönlich über den aktuellen Stand informierst und ihre Fragen bereits in der Vorbereitung antizipierst. Kritische Kräfte brauchen vielleicht ein persönliches Gespräch oder mehr Transparenz über die Vorgehensweise im Projekt. Vielleicht musst du über einen weiteren fachlichen Wechsel nachdenken oder ihnen mehr Mitsprache im Projekt einräumen. Du siehst, es gibt viele Möglichkeiten.

Trage die geplanten Maßnahmen am Ende der Tabelle ein. So hast du eine Liste, die du immer wieder aktiv als Arbeitsinstrument für dein Stakeholdermanagement nutzen kannst.

Weitere Hinweise zum Gebrauch der Kraftfeldanalyse

Es ist übrigens eine gute Idee, die Kraftfeldanalyse im Laufe des Projekts immer wieder durchzuführen. Menschen ändern von Zeit zu Zeit ihre Interessen und damit auch ihr Verhalten. Dann ist man mit seinen Beobachtungen und Maßnahmen immer auf dem neuesten Stand. Plane also eine regelmäßige Überprüfung ein.

Das Koordinatensystem gibt dir die Möglichkeit, eine Situation bildlich darzustellen. Du erkennst vielleicht überraschende Zusammenhänge und kommst zu neuen Erkenntnissen. Beachte aber immer, dass dieses Koordinatensystem deine subjektive Konstruktion ist (!!!).

Noch besser ist es, die Analyse zu zweit oder im Team durchzuführen, um verschiedene Sichtweisen einfließen zu lassen und die Hypothesen belastbarer zu machen.

In jedem Fall ist zu überlegen (bzw. zu vereinbaren, wenn mehrere Personen daran arbeiten), welches Maß an Vertraulichkeit gewahrt werden muss. Eine solche Analyse mit Beobachtungen, Einschätzungen und Maßnahmen könnte auf die darin genannten Personen befremdlich wirken, wenn sie sie zufällig in die Hände bekämen.

Viel Spaß beim Erforschen der Interessen!

Nützliches

Hier erfährst du mehr über die Feldtheorie von Kurt Lewin

In diesem Blog bekommst du noch mehr Informationen über Widerstand