Starke Beziehungen, starke Projekte: Wie du das Beziehungsmanagement optimierst

Projekte sind mehr als nur eine Abfolge von Aufgaben. Sie sind Katalysatoren für Veränderungen, die tiefgreifende Auswirkungen auf Menschen haben. Es geht um das Durchbrechen und Neuentwickeln von Verhaltensgewohnheiten und Kommunikationsverbindungen.
Während in der Projektplanung oft technische Aspekte im Vordergrund stehen, wird die Bedeutung von Beziehungsmanagement häufig unterschätzt. Dabei ist es gerade der menschliche Faktor, der über Erfolg oder Misserfolg entscheidet. Die Pflege von Beziehungen erfordert Zeit, Aufmerksamkeit und gezielte Maßnahmen. Nur so können Projekte nachhaltig erfolgreich sein.
Das haben Projektmanagement Verbände wie die IPMA schon 2018 erkannt und in ihren Standards¹ persönliche Kompetenzbereiche gleichwertig zu den Fachkompetenzen gestellt.

In den Unternehmen steht trotz besseren Wissens häufig immer noch der Grad der erledigten Aufgaben und das Zeitmanagement im Vordergrund². In Meilensteinreporten für den Lenkungskreis wird sich so gut wie nie ein Item für „Beziehungsqualität“ oder „erledigte Tasks zum Beziehungsmanagement“ finden. In den Projektplänen wird selten Zeit eingeplant, um aktiv Beziehungsarbeit zu leisten. Das soll nebenbei laufen und es gibt wenig Budget dafür. Und das hat Auswirkungen.

Was passiert, wenn Beziehungsmanagement in Projekten vernachlässigt wird?

In der Teamarbeit laufen zusätzlich zur inhaltlichen Auseinandersetzungen immer auch Beziehungsprozesse ab. Das ist ein Naturgesetz.
Diese Prozesse brauchen Zeit, denn es handelt sich um einen komplexen Aushandlungsvorgang der eigenen wie auch der anderen Positionen, welche sich im Laufe der Zeit aus Erfahrungen in der gemeinsamen Zusammenarbeit für jeden Einzelnen herauskristallisieren. Besonders wenn Teams sich aus zeitlichen oder lokalen Gründen nicht leicht treffen können, wird ohne aktive Beziehungspflege die Bearbeitung von Themen länger dauern, als es die Kommunikationsmittel objektiv zulassen würden. Aktive Teamentwicklung ist hier gefragt.

Soll beispielsweise ein Projekt organisatorische Änderungen einführen, so müssen sich die Betroffenen zukünftig anders (zueinander) verhalten. Arbeitet man nicht gleich in der Planungsphase des Projekts dran, starten die Aushandlungsprozesse zwischen den Betroffenen erst dann, wenn die Veränderung vollzogen ist und sie unter realen Bedingungen zusammenarbeiten. Da es dann Tagesgeschäft ist, ist der Anspruch, dass es reibungslos klappen soll. Wird es aber nicht, wenn die Menschen sich erst noch sozial umsortieren müssen und gleichzeitig noch fachliche dazulernen müssen.

Je mehr Gelegenheit für gegenseitigen Kontakt gegeben ist und je offener die Beteiligten ihre Positionen formulieren können, desto leichter kann dieser Aushandlungsprozess verlaufen und desto tiefer können die Bindungen werden, die die Personen zueinander aufbauen. Das geht verhindert keine Konflikte, sondern macht diese schneller sichtbar und bearbeitbar. Bevor sie eventuell eskalieren.
Auch das beschleunigt die Implementierung und senkt Projektrisiken.

Wie du im Rahmen deines Projekts Beziehungen aktiv voran bringst

Dazu solltest du dich mit folgenden Fragestellungen zu Beginn deines Projekts und dann auch immer wieder während des Verlaufs beschäftigen:

1. Wer soll während des Projekts bzw. nach dem Projekt gut miteinander zusammenarbeiten? Was fehlt hier noch dazu (Fachwissen, Gegenseitiges Kennen, Wertschätzung, Vertrauen, klare Rollenbilder) und was kannst du initiieren?
   
   
2. Welche Gelegenheiten schaffst du, damit die richtigen Leute zusammenkommen?
   
   
3. Wie kannst du für regelmäßigen Kontakt sorgen? Und wie können die Leute ggf. auch mal abseits des Fachlichen Informationen austauschen
   
   
4. Welche Arbeitsbeziehungen werden reduziert oder beendet sein? Wie sorgst du dafür, dass Beziehungen offiziell und in Würde beendet werden können?
   
   
5. Mit welchen Methoden kannst du Bedürfnisse und Konflikte transparent werden lassen und damit Lösungsmaßnahmen ermöglichen³?
   
   
6. Wie planst du die Zeit für Beziehungsmanagement in den Projektplan mit ein?
   
   
7. Wenn du dich nicht selbst um das Beziehungsmanagement kümmern kannst (beispielsweise weil das Projekt zu groß ist): wen kannst du damit betrauen?
   
   
8. Mit welchen Argumenten kannst du Geld und ggf. auch Ressourcen locker machen, um Beziehungsmanagement (im Team, Team und Umfeld, Umfeld und Umfeld) auf solide Füße zu stellen?

Mit der Umsetzung dieser Punkte legst du die Grundlage für gute Beziehungen zwischen allen Beteiligten und damit auch für mehr Erfolg im Projekt.

Was du in Richtung Lenkungskreis tun kannst

Mit Einführung dieser Maßnahmen ist unter Umständen natürlich noch nicht erreicht, dass dein Unternehmen Beziehungsmanagement auch so viel Gewicht beimisst. Das zu glauben wäre vermessen. In meinen Augen ist es eher sinnvoll, einen guten ersten Anfang zu machen. Wie wäre es, wenn du beispielsweise im Meilenstein-Reporting einen Tagesordnungspunkte einbringst, in dem du vom Fortschritt der Zusammenarbeit (von Team und ggf. Betroffenen) berichtest. Ich könnte mir vorstellen, dass das tatsächlich auf Interesse des Managements trifft. Die Angst, dass Probleme in der Zusammenarbeit zu Verzögerungen oder Projektabbrüchen führt, ist doch allgemein vorhanden. Wenn du dazu noch deine Methoden erwähnst, könnte das eines Tages dazu führen, dass das im Sinne von Best Practice im Unternehmen übernommen würde.
Möglicherweise wird es irgendwann so sein, dass die Beziehungspflege in Projekten kein Stiefmütterchendasein mehr fristen wird.

Nützliches

¹ Mehr Infos auch im Individual Competence Baseline ICB 4.0 der IPMA als Download

² Passende Literatur hierzu findet sich bei Ed Schein, einem der Gründerväter der Organisationsentwicklung. Er beschreibt in seinem Buch „The Humble Inquiry“ das Wettbewerbsdenken, das Herausstellen von Einzelleistungen, Vorteilsdenken und die Ungeduld, sich auf das Miteinander einzulassen, weil die Erledigung von Aufgaben wichtiger zu sein scheint, als die Pflege der gemeinsamen Beziehung. Und sieht es als kulturelles Thema der westlichen Welt „The main problem – a culture that values task accomplishment more than relationship building.“ Mehr über "The Humble Inquiry" auf Youtube.

³ Hier eignet sich beispielsweise die Methode Teamcheck aus dem Buch Systemische Werkzeuge für erfolgreiches Projektmanagement