Auftrag durchgeführt, aber Problem nicht gelöst. Sind Sie auf der richtigen Spur?

Wissen Sie was Eisbergprojekte sind?

Es ist so oft zu beobachten: Projekte und Initiativen werden Hopplahopp in Organisationen aufgesetzt, um ein drängendes Problem zu lösen. Es zählt die rege Betriebsamkeit. Doch Ziele werden nicht erreicht, Projekte wieder abgebrochen oder die Lösung schleppt sich unendlich zäh dahin. Der Grund: es wird versucht, ein Problem auf der sachlich-fachlichen Ebene lösen, obwohl es ganz oder teilweise nichts mit der Sachebene zu tun hat.

So werden Berater und Projektmanager zu Kapitänen der Titanic gemacht: mit hoher Geschwindigkeit auf der Strecke und doch auf der falschen Spur. Hier ein Beispiel aus einer Beratungsanfrage. Zwei Manager ringen um die zukünftige fachliche Ausrichtung eines gemeinsamen Prozesses, wobei sie sich über dessen Inhalte und Ausrichtung nicht sicher sind. Sie spüren den Druck, ihre Organisation anders aufstellen zu müssen, aber sie sind sich über die Verteilung der Verantwortlichkeiten nicht einig. Zudem ist unklar, wer am Ende entscheidet, wo es lang geht. Die täglichen Probleme werden immer drängender und verlangen eine Neuordnung. Daher beschließen sie, eine Fachberatung für den Prozess nachzufragen. Implizit unterstellen sie, dass damit automatisch auch ihr strategischer und organisatorischer Dissens gelöst sei. Ein hoher Anspruch. Die Enttäuschung wird vorprogrammiert sein. Warum das so ist, möchte ich Ihnen mit dem Eisbergmodell erklären.

Das Eisberg Modell

Man kann sich Menschen und die Organisationen, in denen sie sich bewegen, wie Eisberge vorstellen, von denen man nur 10 - 20 % der Oberfläche sehen kann. Also sichtbare bzw. wahrnehmbare Äußerungen, Verhalten und Aktivitäten. Unsichtbar ist das, was unter der Oberfläche schwimmt: Interessen, Erfahrungen, Gefühle, Werte, kulturelle Prägungen und Tabus, und alle Facetten der individuellen Persönlichkeit. All das beeinflusst unsere Wahrnehmung und unser Handeln zu einem großen Teil. Einiges davon ist uns bewusst, aber sehr viel auch unbewusst. Das was sich unter der Oberfläche verbirgt wirkt nur indirekt in dem was wir sagen und wie wir handeln. Insgesamt macht das den Löwenanteil, nämlich 80 – 90 % des Eisbergs aus. Im Alltag arbeiten wir mit dem sichtbaren Teil des Eisbergs. Wir hören und sehen, was Kollegen, Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten so tun, und wir reagieren darauf. Wir handeln im Glauben, sachlich unterwegs zu sein, weil wir scheinbar über rationale Dinge kommunizieren. Oft sind wir auf zu viele Sachen gleichzeitig fokussiert, um Signale unter der Oberfläche zu bemerken. Lieber wollen wir zeigen, dass wir die Lage im Griff haben, wenn wir schnell ein Projekt starten. Auf der Oberfläche bewegen wir uns sicher. Mit dem was drunter schwimmt – nämlich Meinungen und Gefühle, wollen wir uns ungern befassen. Das kann unangenehm werden und wirkt nicht „professionell“. Trotzdem ist es da. Und aufgrund seiner "Masse" hat es einen großen Einfluss auf das, was über Wasser geschieht.

Im Beispiel der Beratungsanfrage sieht man an der Oberfläche ein Ringen der beiden Manager um die fachliche Ausrichtung des Prozesses und den Bedarf an fachlicher Beratung, um den Prozess optimal zu gestalten. Unter der Oberfläche geht es um Macht und Einfluss, darum wer Recht hat und darum wer die Mitarbeiter hat. Würde nun ein Fachmann oder eine Fachfrau für das Aufsetzen eines neuen Prozesses bestellt, und würden die Themen unter der Oberfläche nicht betrachtet, so würde er oder sie unfreiwillig zum Schiedsrichter für die Frage von Macht und Einfluss geraten. Die Aushandlung würde indirekt über seinen bzw. ihren Rücken ausgetragen. Je nachdem, was da so unter der Eisberg-Oberfläche der beiden Manager wirkt, zeigt sich das dann in einem zähen Fortgang der Auftragsbearbeitung (z. B. viele Untersuchungs- und Präsentations-Schleifen bis endgültig alle Ecken des Spielraums ausgeleuchtet und die beiden zufrieden sind) oder kann sogar zum Abbruch führen (wenn einer der beiden Manager partout nicht einverstanden ist). Besser wäre es, wenn sich die Manager vor oder während des Auftrags offen über ihre Interessen und Erwartungen austauschten. Sie müssten ihren gemeinsamen Verhandlungsspielraum für organisatorische Veränderungen erarbeiten und sich auf Spielregeln für den Umgang mit den möglichen Ergebnissen der fachlichen Arbeit einigen. 

Oft ist es für die unmittelbar betroffenen Führungskräfte in der Organisation nicht so einfach zu erkennen, wann das nötig ist. Für außenstehende Berater oder Projektmanager sollte jedoch schnell klar werden, dass es Einflussgrößen gibt, die nicht auf der Sachebene liegen. Sie sollten im Interesse ihres eigenen Erfolgs ihren Auftrag genau prüfen und Unstimmigkeiten ansprechen. Das was unter der Oberfläche liegt und relevant für die gegenwärtige Situation ist, muss transparent werden. Die Hauptzutat liegt darin, kurz einen Schritt zurück zu treten und sich konsequent die Frage zu stellen: „Worum geht es hier eigentlich (auch)?“ 

Was darauf hinweist, dass Sie möglicherweise einen Eisberg vor sich haben

• wenn über Mitarbeit oder Zusammenarbeit gerungen wird

• wenn offene oder schwelende Konflikte zwischen den Beteiligten vorliegen

• wenn durch die Problemlösung organisatorische Strukturen berührt werden (Zuordnungen, Zuständigkeiten, wesentliche Arbeitsinhalte)

• wenn die Situation chaotisch wirkt mit vielen Beteiligten und vielen Meinungen

• wenn immer wieder über das Gleiche diskutiert wird

• wenn Sie sich unwohl fühlen und keine klare Idee haben, wie Sie das Problem angehen sollen

• wenn es viele Anstrengungen gibt, aber das Projektziel trotzdem nicht erreicht wird

• wenn Sie aufgefordert sind, möglichst viele Fliegen möglichst schnell mit einer Klappe zu schlagen

Wenn Sie sich unsicher sind oder nicht wissen, wie Sie das Ganze lösen sollen, so holen Sie sich professionelle externe Hilfe.

Sie hat den Bonus, eine Außensicht einzubringen und es können Dinge aufgezeigt werden, die sonst in der Organisation nicht ausgesprochen werden dürfen. Nutzen Sie eine qualifizierte Beraterin oder Berater für die Themen unter der Eisberg-Oberfläche. Und starten Sie danach in Ruhe Ihr Projekt auf Fachebene.

Weitere Informationen zum Eisbergmodell finden Sie u. a. hier.