Entscheidungen mit Weitblick: Warum Sie den Outcome für effektive Veränderungen definieren sollten und wie Sie ihn im Strategieprozess verankern

Für Unternehmer:innen sind klare Visionen und deren effektive Umsetzung in Ergebnisse von entscheidender Bedeutung. Ein wichtiger Schlüssel für die erfolgreiche Umsetzung liegt darin, den angestrebten Nutzen der Maßnahmen, den Outcome, zu definieren und kontinuierlich zu verfolgen.

Dabei ist der Outcome etwas anderes als Ziele. Ziele beschreiben das WAS. Ein Outcome beschreibt WOFÜR.

Wenn Sie beispielsweise ein Nachhaltigkeitsprojekt planen, um den Anforderungen der EU Nachhaltigkeitsdirektive zu genügen, dann werden Sie sich Ziele setzen, bis zu einem bestimmten Datum eine Wesentlichkeitsanalyse abgeschlossen, alle relevanten Daten erhoben und eine Nachhaltigkeitsberichterstattung aufgesetzt zu haben. Sie haben sich vielleicht sogar ein Ziel gesetzt, Ihren CO_2-Ausstoß bis zum Jahr X auf einen bestimmten Wert gesenkt zu haben. Auf all das kann man hinarbeiten. Aber das erklärt nicht, welchen wirklichen Mehrwert das haben soll und für wen. Geht es darum, einfach compliant zu sein? Soll Nachhaltigkeit ein Teil Ihres Geschäftsmodells und Kundennutzens werden und somit umsatzwirksam werden? Geht es um Überzeugungen und Selbstverständnis Ihres Unternehmens oder rein um die Sicherung und Anpassung des Status Quo? Je nachdem, wozu Sie die Veränderung vornehmen wollen, müssen Sie einen anderen Fokus setzen, sonst würden Sie nicht effektiv arbeiten. 

Ziele als das "Was" leiten sich mehr oder weniger automatisch aus dem Sinn und Zweck ab. Wer sich im Strategieprozess nur mit Zielen und Maßnahmen beschäftigt, hat also einen wichtigen Schritt ausgelassen, nämlich den Outcome des Ganzen zu definieren.

Gute Gründe, sich mit dem Outcome zu beschäftigen

Wie der römische Philosoph Seneca treffend bemerkte: "Wer den Hafen nicht kennt, in den er segeln will, für den ist kein Wind der richtige.“ Ohne Fokussierung auf den Mehrwert, den es zu erreichen gilt, besteht die Gefahr, dass Zeit und Ressourcen in Veränderungen investiert werden, die den gewünschten Nutzen nicht oder nur teilweise erbringen.  Einige negative Folgen habe ich im vorhergehenden Blogbeitrag zum Outcome-Output-Gap erwähnt.

Neben der Vermeidung von Kosten und Zeitverschwendung gibt es weitere Gründe, sich zu Beginn eines Strategieprozesses Gedanken über den Outcome zu machen:

1. Klarheit: Als Entscheider:in bekommen Sie selbst mehr Klarheit darüber, welchen Zustand Sie erreichen wollen und warum, wenn Sie sich zwingen, konkret über Ihre Erwartungen nachzudenken. Das funktioniert jedoch nur, wenn Sie nicht den Fehler machen, zu viel auf einmal zu wollen. Manchmal kann sich das unangenehm anfühlen, denn man muss sich in gewisser Weise für eine Richtung entscheiden und die anderen 100 guten Gründe liegen lassen.

2. Konfliktprävention: Mit der Klarheit über den Outcome verhindern Sie zukünftige Konflikte im Entscheiderkreis, weil die Erwartungen transparent werden und damit auch mögliche Konflikte zu anderen Erwartungen bzw. abgeleiteten Zielen.

3. Perspektivenvielfalt: Sie machen den Fokus nicht schon gleich zu eng und sehen offener darauf, welche Lösung(en) oder Programme insgesamt auf die Erfüllung des Zwecks einzahlen, ohne sich gleich auf Lösungen versteifen zu müssen.
Nicht selten passiert es, dass sich Unternehmer:innen von den leuchtenden Versprechungen bestimmter IT Lösungsanbieter ansprechen lassen, und dabei davon ausgehen, damit viele Nutzen auf einmal zu generieren. Damit wird aber der Blick häufig schon in eine bestimmte Richtung gelenkt und andere Bedarfe nicht abgedeckt. Das Ignorieren der Lücken kann aber fatal werden.

4. Realitätscheck: Wenn man weiß, was man eigentlich erreichen will, wird auch klarer, ob und wie eine Veränderung überhaupt denkbar ist und welche anderen Folgen sich eventuell daraus ergeben können.

Ein klar definierter und gut kommunizierter Outcome dient auch noch anderen Zwecken:

5. Orientierung: Er sorgt als Orientierungshilfe dafür, dass alle zukünftigen Entscheidungen und Aktionen im Arbeitsfeld in die richtige Richtung gelenkt werden. Es macht einfach einen großen Unterschied, ob ein Projektteam darauf hinarbeitet, dass der Projektgegenstand implementiert ist oder ob die Anwendung desselben tatsächlich den gewünschten Mehrwert liefert.

6. Motivation und Teamgeist: Eine positiv formulierte Vision des zukünftigen Mehrwerts einer Strategie sorgt in der Belegschaft für mehr Verständnis über den größeren Zusammenhang der geplanten Aktivitäten. Damit kann sie im Sinne eines „Purpose“ die Mitarbeitenden motivieren, aktiv an der Umsetzung mitzuwirken.

Den Outcome konkretisieren

Es ist nicht einfach, abstrakte Erwartungen wie beispielsweise „ich möchte eine hohe Kundenzufriedenheit erzielen" in handlungsleitende Ziele und Aktionen zu übersetzen. Als zielführend und praktisch erweist sich ein moderierter Strategieworkshop, an dem alle relevanten Entscheider:innen teilnehmen. In dessen Rahmen kann die Beantwortung der folgenden Fragestellungen zu einem gut beschriebenen und abgestimmten Outcome führen:

→ Begriffsklärung der Erwartung
: Was heißt das beispielsweise: „hohe Kundenzufriedenheit“? Was ist damit gemeint? Was ist dann anders (qualitativ und quantitativ). Formulieren Sie Ihre Erwartungen so präzise wie möglich. Klären Sie, ob und wie diese Haltung von allen Beteiligten mitgetragen wird. So vermeiden Sie später Meinungsverschiedenheiten und Missverständnisse.

→ Welche Folgen kann hat die Erreichung des Outcomes auf Ihr Unternehmen haben? Welche Stakeholder profitieren? Und wer hat die Kosten? Es muss klar sein, auf welche Zielgruppe sich der Outcome bezieht und auf welche eben nicht.

→ Wie fügt sich der Outcome in die Gesamtstrategie im Unternehmen ein? Worauf zahlt er ein? Beispielsweise im Hinblick auf Marktanteile oder finanziellen Gewinn.
Ein Outcome ist nur stark, wenn er wesentliche Zielsetzungen des Unternehmens trägt bzw. in Übereinstimmung mit der Gesamtstrategie ist.

→ Gibt es Benchmarks und Informationen vom Umfeld in Bezug auf den Outcome? Gibt es vergleichbare Unternehmen, die den angestrebten Outcome sehr gut erreicht haben? Wie haben sie das erreicht und welche Erfahrungen haben diese Unternehmen gemacht? Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Ihre eigenen Erwartungen realistisch einzuschätzen.

→ Welche Messkriterien müssten definiert werden?
 Womit wissen Sie, dass die gewünschte Wirkung und Mehrwert erreicht worden ist?

Die Bearbeitung dieser Punkte schafft einen soliden Ausgangspunkt. Sie verdeutlicht klar, zu welchem Hafen die Reise gehen soll. Im Rahmen des weiteren Strategieprozesses werden nun Ziele abgeleitet sowie Maßnahmen und Mittel zur Umsetzung definiert.

Doch Achtung, die Definition des Outcome ist keine Einbahnstraße:
Am Ende des Strategie- bzw. Planungsprozesses folgt der Realitätscheck für den definierten Outcome: Welches Budget haben wir, welche freien Kapazitäten? Was können wir dann überhaupt verwirklichen? Und was bedeutet das rekursiv für den erwarteten Outcome? Im Zweifel müssen Sie ihn oder die Messkriterien noch einmal anpassen, um ihn überhaupt erreichen zu können.

Integration des Outcomes in der Strategieumsetzung

Damit der Outcome stets präsent bleibt und bei jeder Entscheidung und Aktion Berücksichtigung findet, sollte er durchgängig in die Planungsprozesse zur Strategieumsetzung und im Projektmanagement integriert werden. Wie können Sie das bewerkstelligen?

• Es bietet sich an, den Outcome explizit in Projektsteckbriefen und Projektreports aufzuführen. So wird er direkt mit der Umsetzungsmaßnahme verbunden. Die Entscheidungen, die im Projekt gefällt werden, richten sich so neben den abgeleiteten Projektzielen auch auf den Outcome.
  
  
• Zweckmäßig ist es, den Outcome auch als festen Teil der Präsentationsunterlagen für den Lenkungskreis zu machen. Dies ist die Entscheiderebene, die weitere Maßnahmen und Änderungen des Projekts genehmigen soll. So kann auch dieser Kreis immer wieder Rückbezug auf den Outcome nehmen und die Gefahr der Fokusverschiebung, wie im Blogbeitrag zum Outcome-Output-Gap beschrieben, verringert werden.

Zusammenfassung

1. Mit der Konkretisierung Ihrer Erwartungen an den Outcome legen Sie die Ausgangsbasis für eine effektive Veränderung und damit den Erfolg Ihrer Organisation. So machen Sie den angestrebten Nutzen greifbar und kommunizierbar.

2. Damit motivieren Sie auch Ihre Belegschaft, sich aktiv in den Veränderungsprozess einzubringen und für die Erreichung der gemeinsamen Ziele zu engagieren.

3. Integrieren Sie den Outcome fest in Ihre Strategieumsetzung. So stellen Sie sicher, dass alle Entscheidungen und Aktionen zielgerichtet sind und Sie Ihr Unternehmen sicher in den gewünschten Hafen führen.

Erkennen Sie Parallelen zu Ihrer Organisation? Sollen wir gemeinsam einen Blick auf geplante Veränderungsinitiativen werfen? Kontaktieren Sie mich gerne.