6 Gründe, warum Projektmanager Coaching für Unternehmen interessant ist

In einem Projekt ist der Projektleiter oder die Projektleiterin die zentrale Figur. Bei ihnen laufen alle Fäden zusammen. Sie sind die Ansprechpartner für das Team und die Stakeholder. Sie haben die Verantwortung für Zeit, Budget und Qualität. Als „Executive Manager“ für die Ziele der Auftraggeber sind sie die verantwortliche und steuernde Person für den Projekterfolg. Daher sollten Sie alles tun, um Ihre Projektmanager bestens für die Aufgabe zu rüsten. Ein professionelles Coaching sollte dazugehören. Hier sind sechs Gründe, die dafür sprechen.

1. Coaching beschleunigt das „Onboarding“ neuer Projektleiter

Die Leitung von Projekten ist keine Nebenbeschäftigung, es ist eine knallharte Führungsaufgabe. Das ist Fachexperten häufig nicht ganz klar, wenn sie – weil fachlich besonders kompetent – in die Projektleiterrolle gerufen werden. Plötzlich kommt es gar nicht mehr darauf an, inhaltliche Expertise zu zeigen, sondern sich als verantwortliche Führungsperson mit den Wünschen von allen Seiten auseinander zu setzen. Strategische Fähigkeiten, Weitsicht und „Standing“ sind gefragt. Neue Projektmanager müssen darum kämpfen, in ihrer neuen Rolle ernst genommen zu werden. Sonst kann es passieren, dass das Team nicht ins Arbeiten kommt oder erfahrene Teammitglieder sogar Aufgaben ablehnen. Auch wenn ein Projektmanager so manches Seminar durchlaufen hat, so wird er doch anfangs Fehler machen. Das gehört zum Lernprozess dazu. Im Rahmen eines Coachings können Fehler reflektiert werden, so dass sie kein zweites Mal vorkommen. Durch die fokussierte Verarbeitung von Erfahrungen kommt ein Projektmanager schneller „an Bord“. Schließlich ergeben sich dadurch auch Effekte in Ihrem Projektteam. Es kommt schneller in den Arbeitsprozess.

2. Schulungen sind das eine, die Praxis eine andere...

Grundsätzlich ist es wichtig, dass Ihr Projektmanager in den Projektmanagementmethoden gut geschult ist. Doch dies allein reicht nicht aus. Er braucht auch jede Menge sozialer Fähigkeiten. Diese lassen sich zwar mit Kursen und Büchern „antrainieren“, aber die praktische Anwendung im Projektalltag ist doch etwas anderes als die künstliche Situation im Workshop. „Auf was sollte man in welchen Projektphasen Gewicht legen? Wann sind welche Tools angebracht? Was ist die richtige Teamorganisation? Wo muss ich wie kommunizieren? Was mache ich, wenn ich in Konflikte gerate?“
Dazu kommt, dass kein Projekt gleich ist. Auch wenn nur ein fertiges Konzept „ausgerollt“ werden soll, wie z. B. bei einer globalen Einführung eines IT-Systems ergeben sich immer wieder andere Konstellationen. Es gibt kulturelle Unterschiede in den geschäftlichen Gepflogenheiten und sprachliche Hürden. Coaching gibt Projektmanagern die Möglichkeit, Antworten auf die spezifischen Fragen ihres Projekts zu finden, die sich aus der Lücke zwischen Theorie und Praxis ergeben.

3. Führen ohne Macht ist eine anspruchsvolle Aufgabe

Projekte zeichnen sich dadurch aus, dass ihre Leiter sehr häufig keine oder nur eingeschränkte disziplinarische Macht über das Team haben. Dementsprechend muss der Ansatz zur Führung anders sein als in der Linienorganisation. Doch wie soll man das bewerkstelligen? Was wird benötigt, um die Menschen im Projekt zu motivieren, „mitzumachen“? Wie zeigt man Initiative und geht voran ohne alles selbst machen zu müssen? Wie holt man das Beste aus dem Team heraus? Wie baut man tragfähige Beziehungen, um sich Unterstützung zu sichern? Durch Coaching kann ein Projektmanager Klarheit über die Machtverhältnisse im Projekt, seine Rolle und seine Beziehungen erhalten. Im Coaching reflektiert er seine persönliche Wirkung. Damit verringern sich Irritationen und Missverständnisse im Projekt. Denn schlechte Führung kann zu Widerständen führen, die ein Projekt zum Kippen bringen können.

4. Perspektivenwechsel senkt das Projektrisiko

Projekte werden generell immer anspruchsvoller im Hinblick auf Komplexität, Umfang und Zeitdruck. Besonders in den Anfangsphasen gibt es eine hohe Unsicherheit und häufiger wechselnden Rahmenbedingungen. Das setzt die Beteiligten und vor allem den Projektleiter unter eine hohe intellektuelle und emotionale Belastung. Für ihn ist es aufgrund der vielen Schnittstellen überdies schwer, sich nicht in Details zu verlieren und sich auf die Frage zu konzentrieren, was aus der Zielsicht heraus momentan die größte Aufmerksamkeit braucht.
Was heutzutage bei Strategiefragen in Unternehmen selbstverständlich ist, nämlich sich externe Unternehmensberatung für den „Aussenblick“ ins Haus zu holen, das sollte auch im Projektmanagement gelten. Coaching bietet die Möglichkeit, sich mit verschiedenen Tools einen „systemischen Blick“, d. h. die nötige Übersicht zu verschaffen. Ihr Projektleiter wird damit in der Lage sein, sich je nach Anforderung auf verschiedenen Detailebenen zu bewegen und die richtigen Maßnahmen mit der richtigen Priorität anzugehen.

5. Effizientes Kommunikations- und Beziehungsmanagement macht Projekte produktiver

Sowohl die Erfahrung wie auch eine Vielzahl von Studien zeigen, dass effiziente Kommunikation und ein gutes Beziehungsmanagement direkte Auswirkung auf die Projektperformance haben. Menschen sind motiviert, wenn sie in einem Team arbeiten können, in dem Transparenz und ein guter Umgang gelebt werden. Stakeholder, die Vertrauen in die Projektleitung und das Team haben, werden die Ziele des Projekts eher unterstützen. Werden dagegen wichtige Stakeholder nicht rechtzeitig in der richtigen Form eingebunden, fühlen sie sich in ihrem Status verletzt. Das kann dazu führen, dass sie zu wichtigen Entscheidungen ihre Zustimmung verweigern. Oder sie blockieren die Mitarbeit von Personen. Das Bereinigen von solchen „Flurschäden“ kann sehr mühsam werden und ein Projekt möglicherweise stark verzögern. Coaching unterstützt den Projektmanager darin, die richtige Sprache für seine Ansprechpartner zu finden, und das passende Beziehungsmanagement mit relevanten Stakeholdern und im Team aufzubauen.

6. Nur ein fitter Projektmanager holt aus dem Projekt das Beste heraus.

"Ich habe das Gefühl, alle Welt stützt sich nur auf meine Schultern". Wohl den meisten Menschen, die schon einmal ein Projekt geleitet haben, ist dieser Gedanke durch den Kopf gegangen.
Ständig in zeitlichen und finanziellen Schranken, permanent Rückfragen, Widerstände und neue Probleme, die es zu lösen gilt - Projektleiter sind permanent auf Strom. Ganz besonders gilt das für diejenigen, die neu im Metier sind. Überzeugen, Entscheiden und Durchsetzen in einem noch unbekannten Terrain - da kann sich in der neuen Rolle schnell Überforderung breit machen.
Dass dies ein ernstzunehmendes Risiko ist zeigt eine Studie der PM Expertinnen der GPM von 2013. Danach stehen 35 % aller befragten Projektmanager bereits an der Schwelle zu einem Burnout. Rund 40 % fühlen sich schon ausgebrannt.
Doch Ihr Projektmanager kann nur dann eine hohe Leistung für das Unternehmen bringen, wenn er auch körperlich und psychisch gesund bleibt. Dazu gehört, sich ein Umfeld zu schaffen, in dem immer wieder Entlastung möglich ist. Ebenso ist es wichtig, Grenzen richtig zu ziehen, Prioritäten zu setzen, und auch einmal einen entspannenden Gedanken denken zu können. Coaching bietet Projektleitern die Möglichkeit, den persönlichen Umgang mit Druck auf den Prüfstand zu stellen und individuelle Lösungen für mehr Gelassenheit zu erarbeiten.

Fazit

Coaching lohnt sich in den allermeisten Fällen. Es ist sicher günstiger als Terminüberschreitungen, Zielverfehlungen und Projektabbrüche und wirkt langfristig als Kompetenzbooster für Ihre internen Projektmanager.