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Effektive Workshops: 10 Fehler, die du unbedingt vermeiden solltest
Neulich hatte ich an einer größeren Business Veranstaltung teilgenommen, in der ich mittendrin am liebsten aufgestanden und gegangen wäre. Es war gar nichts bei der Veranstaltung herausgekommen und meine Erwartungen wurden nicht getroffen. Die Moderation fand ich schrecklich unorganisiert und gleichzeitig ignorant. Am Ende hatte ich mich geärgert, dass ich nicht gegangen bin, denn es war Zeitverschwendung. Weiteres persönliches Engagement in diesem Kontext? Nein, vielen Dank, eher nicht! Ich habe genügend Besseres zu tun!
Besonders ärgerlich ist es, wenn so etwas im Bereich von Board Meetings und Managementtagungen passiert. Es liegt in der Natur der Sache, dass die Themen, die dort gemeinsam bearbeitet werden zumeist komplex sind. Das bedeutet, dass es überhaupt nicht einfach ist, gute und nachhaltige Ergebnisse zu erzielen - seien es Entscheidungen, Maßnahmen oder Ziele. Zugleich sind die Teilnehmer dieser Veranstaltungen gut bezahlt und haben ohnehin wenig Zeit. D. h. der Output ist teuer erkauft. Aus unternehmerischer Sicht müssen die Ergebnisse also auch einem adäquaten Nutzen entsprechen. Wenn sie es nicht tun und die Veranstaltung scheitert, dann liegt das kaum am Thema selbst. Meist sind die Teilnehmer:innen am Anfang noch mit Elan dabei. Schließlich sind sie ja gekommen, weil sie Erwartungen hatten. Irgendwann kippt es jedoch, es wird chaotisch und die Sache wird zum Frustfaktor. Und das kann man meist nicht dem Teilnehmerkreis in die Schuhe schieben.
Meist ist es so, dass in der Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung handwerkliche Fehler gemacht werden. Diese Fehler geschehen nicht aus böser Absicht, sondern weil die Bedeutung einer sauberen Planung und stringenten Gesprächsführung oft fatal unterschätzt wird. Andererseits lassen sie sich leicht vermeiden und damit der Grundstein für effiziente und nachhaltige Veranstaltungen legen. Deshalb zeige ich dir heute
10 Stolpersteine, die du in deinem Workshop vermeiden solltest
1. Keine ausreichende und durchdachte Vorbereitung
Du nimmst dir zu wenig Zeit für die Vorbereitung, weil dein Terminkalender voll genug ist. Du willst alles selbst machen und vertraust darauf, dass dir im Workshop schon gute Ideen kommen werden.
2. Nicht die richtigen Leute dabei
Du machst dir zu wenig Gedanken über den Teilnehmerkreis und lädst möglichst viele Leute ein, um sicher zu gehen, dass jeder etwas beitragen kann. So vermeidest du den Vorwurf, jemanden übersehen zu haben. Du erweiterst den inhaltlichen Raum. Damit steigt aber auch die Gefahr, dass Diskussionen "ausfransen" und sich die Gruppe defokussiert.
3. Keine gegenseitige Bekanntmachung der Teilnehmer:innen
Weil es eben so viele Teilnehmer:innen sind, versuchst du Zeit zu sparen, indem du die Vorstellungsrunde kassierst. Du kennst ja sowieso alle. Damit verschenkst du wertvolle Informationen für dich und dein Thema. Denn die Teilnehmer:innen, die sich nicht kennen, haben wenig Chance, an Gemeinsamkeiten oder interessante Punkte anzuknüpfen. Der Gruppenprozess dauert länger und damit auch die "Arbeitsfähigkeit" der Gruppe.
Weil es eben so viele Teilnehmer:innen sind, versuchst du Zeit zu sparen, indem du die Vorstellungsrunde kassierst. Du kennst ja sowieso alle. Damit verschenkst du wertvolle Informationen für dich und dein Thema. Denn die Teilnehmer:innen, die sich nicht kennen, haben wenig Chance, an Gemeinsamkeiten oder interessante Punkte anzuknüpfen. Der Gruppenprozess dauert länger und damit auch die "Arbeitsfähigkeit" der Gruppe.
4. Auf die Erwartungsabfrage verzichten
Da du dich intensiv mit dem Thema auseinandergesetzt und einen Text in die Einladung geschrieben hast, gehst du davon aus, dass alle mit dem gleichen Wissensstand starten und auch die gleichen Absichten haben wie du. Du hinterfragst die Erwartungen nicht und verpasst die Chance, das Ziel des Tages zu schärfen und Missverständnisse zu vermeiden. Damit legst du den Grundstein für Demotivation.
Da du dich intensiv mit dem Thema auseinandergesetzt und einen Text in die Einladung geschrieben hast, gehst du davon aus, dass alle mit dem gleichen Wissensstand starten und auch die gleichen Absichten haben wie du. Du hinterfragst die Erwartungen nicht und verpasst die Chance, das Ziel des Tages zu schärfen und Missverständnisse zu vermeiden. Damit legst du den Grundstein für Demotivation.
5. Die Führung nicht im Boot haben
Du klärst nicht im Vorfeld mit den ranghöchsten und einflussreichsten Gästen deiner Veranstaltung die Zielsetzung. Du riskierst lieber, mit dem "Alphatier" coram publico lange Diskussionen über Ziele oder Methoden zu führen. Damit erhöhst du vielleicht den Unterhaltungsfaktor für den Rest des Publi
Du klärst nicht im Vorfeld mit den ranghöchsten und einflussreichsten Gästen deiner Veranstaltung die Zielsetzung. Du riskierst lieber, mit dem "Alphatier" coram publico lange Diskussionen über Ziele oder Methoden zu führen. Damit erhöhst du vielleicht den Unterhaltungsfaktor für den Rest des Publi
6. Beteiligung oder nicht – das ist die Frage
Du bist dir nicht ganz im Klaren darüber, ob es dir bei der Veranstaltung um Information oder um Zusammenarbeit geht. Vielleicht möchtest du Feedback zu deinen Ideen, vielleicht aber auch nicht. Deshalb tarnst du die Veranstaltung als Workshop, in dem am Ende aber nur einer redet: du. Oder es geht dir wirklich um den Input aller und du verzichtest darauf, methodisch dafür zu sorgen, dass wirklich alle zu Wort kommen und nicht nur die, die sowieso immer zu allem ihre Meinung äußern. Damit verschenkst du wertvolle Inhalte an alle.
Du bist dir nicht ganz im Klaren darüber, ob es dir bei der Veranstaltung um Information oder um Zusammenarbeit geht. Vielleicht möchtest du Feedback zu deinen Ideen, vielleicht aber auch nicht. Deshalb tarnst du die Veranstaltung als Workshop, in dem am Ende aber nur einer redet: du. Oder es geht dir wirklich um den Input aller und du verzichtest darauf, methodisch dafür zu sorgen, dass wirklich alle zu Wort kommen und nicht nur die, die sowieso immer zu allem ihre Meinung äußern. Damit verschenkst du wertvolle Inhalte an alle.
7. Verzicht auf präzise Fragestellungen und Arbeitsaufträge
Du formulierst vorab keine konkreten Fragestellungen oder Arbeitsaufträge an die Teilnehmergruppe und verzichtest insbesondere darauf, zentrale Begriffe vorab oder im Rahmen des Workshops zu definieren. Damit stellst du sicher, dass das Mysterium, worum es genau geht und was gefragt ist, während der gesamten Veranstaltung erhalten bleibt. Die Quantität des Outputs muss dabei nicht unbedingt leiden und das ist auch gut so, wenn in deinem Unternehmen vor allem volle Pinnwände zählen. Aber Qualität und Nachhaltigkeit bleiben auf der Strecke.
Du formulierst vorab keine konkreten Fragestellungen oder Arbeitsaufträge an die Teilnehmergruppe und verzichtest insbesondere darauf, zentrale Begriffe vorab oder im Rahmen des Workshops zu definieren. Damit stellst du sicher, dass das Mysterium, worum es genau geht und was gefragt ist, während der gesamten Veranstaltung erhalten bleibt. Die Quantität des Outputs muss dabei nicht unbedingt leiden und das ist auch gut so, wenn in deinem Unternehmen vor allem volle Pinnwände zählen. Aber Qualität und Nachhaltigkeit bleiben auf der Strecke.
8. Wechsel im Workshop auf eine unvobereitete Methodik
Du hast dein Programm mit den Teilnehmer:innen durchgezogen und noch ein wenig Zeit. Da beschließt du, gleich noch weiter zu arbeiten. Du hast nichts vorbereitet und vertraust auf die Schwarmintelligenz. Ungeleitet lässt du die Gruppe beliebig Fragestellungen zum Vorgehen mit Fragen zum Inhalt mischen. Beispielsweise „Wie sollen wir das Risiko der beiden Optionen methodisch bewerten“ mit „Welche Risiken hat Option B“ und vielleicht noch „Was bedeutet Risiko in unserer Organisation“. Es wird hin und her diskutiert und am Schluss sind alle frustriert, denn es wird nichts richtiges dabei heraus kommen.
Du hast dein Programm mit den Teilnehmer:innen durchgezogen und noch ein wenig Zeit. Da beschließt du, gleich noch weiter zu arbeiten. Du hast nichts vorbereitet und vertraust auf die Schwarmintelligenz. Ungeleitet lässt du die Gruppe beliebig Fragestellungen zum Vorgehen mit Fragen zum Inhalt mischen. Beispielsweise „Wie sollen wir das Risiko der beiden Optionen methodisch bewerten“ mit „Welche Risiken hat Option B“ und vielleicht noch „Was bedeutet Risiko in unserer Organisation“. Es wird hin und her diskutiert und am Schluss sind alle frustriert, denn es wird nichts richtiges dabei heraus kommen.
9. Pausen zugunsten von „Arbeit“ weglassen
Dass Menschen biologische Organismen sind, deren Energielevel biologisch aufrecht erhalten werden muss, hast du schon mal gehört. Aber da du nun schon mal alle wichtigen Personen beisammen hast, möchtest du jede Minute nutzen. Die Zeit in der Veranstaltung ist knapp – da ist am schnellsten an den Pausen gespart. Auch wenn die Köpfe rauchen, sich Diskussionen im Kreis drehen oder sich schon keiner mehr zu Wort meldet: Frischluft, einen Schluck Wasser und eine leere Blase gibt es hinterher. Das zwangsweise ständige rein- und rausgehen von Teilnehmer:innen stört dich nicht, so lange immer noch ein paar dabei bleiben. Eigentlich hat sich der Workshop schon aufgelöst, es fällt nur nicht auf.
Dass Menschen biologische Organismen sind, deren Energielevel biologisch aufrecht erhalten werden muss, hast du schon mal gehört. Aber da du nun schon mal alle wichtigen Personen beisammen hast, möchtest du jede Minute nutzen. Die Zeit in der Veranstaltung ist knapp – da ist am schnellsten an den Pausen gespart. Auch wenn die Köpfe rauchen, sich Diskussionen im Kreis drehen oder sich schon keiner mehr zu Wort meldet: Frischluft, einen Schluck Wasser und eine leere Blase gibt es hinterher. Das zwangsweise ständige rein- und rausgehen von Teilnehmer:innen stört dich nicht, so lange immer noch ein paar dabei bleiben. Eigentlich hat sich der Workshop schon aufgelöst, es fällt nur nicht auf.
10. Keinen Fokus auf das, was danach passieren soll
Du hast dir nicht viel überlegt, was mit dem Ergebnis geschehen soll, denn du vertraust auf die Eigenmotivation der Teilnehmer:innen. Im Workshop verzichtest du auf Verbindlichkeit, indem du Maßnahmen nicht mit Verantwortlichen und einem Datum versiehst. Überhaupt: es ist nur ein sehr geringes Zeitfenster eingeplant, um nächste Schritte zu vereinbaren. Letztlich verzichtest du dann auch auf ein Protokoll, denn du hast ja keine Zeit (beginne wieder bei Punkt 1)…
Du hast dir nicht viel überlegt, was mit dem Ergebnis geschehen soll, denn du vertraust auf die Eigenmotivation der Teilnehmer:innen. Im Workshop verzichtest du auf Verbindlichkeit, indem du Maßnahmen nicht mit Verantwortlichen und einem Datum versiehst. Überhaupt: es ist nur ein sehr geringes Zeitfenster eingeplant, um nächste Schritte zu vereinbaren. Letztlich verzichtest du dann auch auf ein Protokoll, denn du hast ja keine Zeit (beginne wieder bei Punkt 1)…