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10 Fehler, die dazu führen können, dass Ihr Workshop floppt
Sicherlich haben Sie schon mal an einer größeren Business Veranstaltung teilgenommen, in der Sie mittendrin am liebsten aufgestanden und gegangen wären. Bei der Sie sich am Ende ärgerten, dass sie es nicht getan haben und Ihre Zeit verplempert wurde. Sie waren frustriert, dass nichts herausgekommen ist und sich Ihre Erwartungen nicht erfüllt haben. Dementsprechend negativ haben Sie vermutlich hinterher über die Veranstaltung, die Moderation oder das Thema gedacht. Weiteres persönliches Engagement in diesem Kontext? Nein, vielen Dank, eher nicht! Es gibt genügend besseres zu tun! Leider bedeutet das in manchen Fällen schon den Anfang vom Ende einer neuen Initiative.
Besonders ärgerlich ist es, wenn es im Bereich von Board Meetings und Managementtagungen passiert. Es liegt in der Natur der Sache, dass die Themen, die dort gemeinsam bearbeitet werden zumeist komplex sind. Das bedeutet, dass es überhaupt nicht einfach ist, gute und nachhaltige Ergebnisse zu erzielen - seien es Entscheidungen, Maßnahmen oder Ziele. Zugleich sind die Teilnehmer dieser Veranstaltungen gut bezahlt und haben ohnehin wenig Zeit. D. h. der Output ist teuer erkauft. Aus unternehmerischer Sicht müssen die Ergebnisse also auch einem adäquaten Nutzen entsprechen.
Wenn sie es nicht tun und die Veranstaltung scheitert, dann liegt das kaum am Thema selbst. Meist sind die Teilnehmer*innen am Anfang noch mit Elan dabei. Schließlich sind sie ja gekommen, weil sie Erwartungen hatten. Irgendwann kippt es jedoch, es wird chaotisch und die Sache wird zum Frustfaktor.
Und das kann man meist nicht dem Teilnehmerkreis in die Schuhe schieben. Meist ist es so, dass in der Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung handwerkliche Fehler passieren. Diese führen dazu, dass die Gruppendynamik unvorhergesehene Wendungen nimmt und zu ungeplanten Ergebnissen führt. Die Fehler werden nicht mit Absicht gemacht, sondern geschehen weil die Wichtigkeit sauberer Planung und professioneller Gesprächsleitung fatal unterschätzt wird. Auf der anderen Seite lassen sie sich aber auch leicht vermeiden und damit der Grundstein legen für effiziente und nachhaltige Veranstaltungen.
Worauf Sie bei der nächsten Veranstaltung achten sollten
1. Keine ausreichende und bis zum Ende vorausgedachte Vorbereitung
Sie nehmen sich zu wenig Zeit für die Vorbereitung, denn Ihr Terminkalender ist voll genug. Sie wollen aber alles selbst machen und vertrauen darauf, dass sich im Workshop gute Ideen schon einstellen werden.
2. Nicht die richtigen Leute dabei
Sie machen sich nicht genügend Gedanken über den Teilnehmerkreis und laden möglichst viele Leute ein um sicher zu stellen, dass jeder seinen Beitrag bringen kann. Damit entziehen Sie sich dem Vorwurf, Sie hätten jemanden übersehen. Und sie vergrößern den Raum für Inhalte. Sie vergrößern damit aber auch die Chance, dass Diskussionen "ausfransen" und sich die Gruppe defokussiert.
3. Keine gegenseitige Bekanntmachung der TeilnehmerInnen
Möglicherweise sparen Sie die Zeit, die durch die zu vielen Teilnehmer*innen verbraucht wird dadurch ein, indem Sie die Vorstellungsrunde kassieren. Sie kennen ja ohnehin alle. Damit bringen Sie sich um wertvolle Inhalte, die durch den Austausch von Personen gewonnen werden, die sich bislang nicht kannten.
Möglicherweise sparen Sie die Zeit, die durch die zu vielen Teilnehmer*innen verbraucht wird dadurch ein, indem Sie die Vorstellungsrunde kassieren. Sie kennen ja ohnehin alle. Damit bringen Sie sich um wertvolle Inhalte, die durch den Austausch von Personen gewonnen werden, die sich bislang nicht kannten.
4. Auf die Erwartungsabfrage verzichten
Da Sie sich intensiv mit dem Thema auseinandergesetzt und einen Text in die Einladung geschrieben haben, gehen Sie davon aus, dass Alle mit dem gleichen Wissensstand starten und auch die gleichen Absichten haben wie Sie. Sie fragen die Erwartungen nicht ab und ignorieren die Möglichkeit, das Ziel des Tages zu schärfen und Missverständnisse zu vermeiden.
Da Sie sich intensiv mit dem Thema auseinandergesetzt und einen Text in die Einladung geschrieben haben, gehen Sie davon aus, dass Alle mit dem gleichen Wissensstand starten und auch die gleichen Absichten haben wie Sie. Sie fragen die Erwartungen nicht ab und ignorieren die Möglichkeit, das Ziel des Tages zu schärfen und Missverständnisse zu vermeiden.
5. Die Führung nicht im Boot haben
Sie klären mit den ranghöchsten und einflussreichsten Eingeladenen Ihrer Veranstaltung nicht vorab die Zielsetzung, sondern riskieren es lieber mit ihnen coram publico langatmige Diskussionen über die Zielsetzung oder Methoden zu führen. Damit erhöhen Sie u. U. den Unterhaltungsfaktor für die restlichen Zuschauer, aber auch die Chance, dass Ihre Veranstaltung platzt.
Sie klären mit den ranghöchsten und einflussreichsten Eingeladenen Ihrer Veranstaltung nicht vorab die Zielsetzung, sondern riskieren es lieber mit ihnen coram publico langatmige Diskussionen über die Zielsetzung oder Methoden zu führen. Damit erhöhen Sie u. U. den Unterhaltungsfaktor für die restlichen Zuschauer, aber auch die Chance, dass Ihre Veranstaltung platzt.
6. Beteiligung oder nicht – das ist die Frage
Es ist Ihnen nicht wirklich bewusst, ob es Ihnen bei der Veranstaltung um eine Information oder um ein gemeinsames Arbeiten geht. Vielleicht wünschen Sie sich Feedback zu Ihren Ideen, möglicherweise aber bitte nur dosiert. Daher tarnen Sie die Veranstaltung als Workshop, bei dem aber am Ende nur einer redet: nämlich Sie. Oder aber es geht wirklich um den Input aller und Sie verzichten darauf, auf methodische Weise dafür zu sorgen, dass sich wirklich alle einbringen können und nicht nur die, die sowieso immer zu allem Ihre Meinung äußern. Damit bringen Sie sich um wertvolle Inhalte.
Es ist Ihnen nicht wirklich bewusst, ob es Ihnen bei der Veranstaltung um eine Information oder um ein gemeinsames Arbeiten geht. Vielleicht wünschen Sie sich Feedback zu Ihren Ideen, möglicherweise aber bitte nur dosiert. Daher tarnen Sie die Veranstaltung als Workshop, bei dem aber am Ende nur einer redet: nämlich Sie. Oder aber es geht wirklich um den Input aller und Sie verzichten darauf, auf methodische Weise dafür zu sorgen, dass sich wirklich alle einbringen können und nicht nur die, die sowieso immer zu allem Ihre Meinung äußern. Damit bringen Sie sich um wertvolle Inhalte.
7. Verzicht auf präzise Fragestellungen und Arbeitsaufträge
Sie formulieren vorab keine konkrete Fragen oder Arbeitsaufträge an die Teilnehmergruppe und verzichten insbesondere, zentrale Begrifflichkeiten entweder vorab oder als Teil des Workshops zu definieren. Damit sorgen Sie dafür, dass das Mysterium, um was es genau gehen soll und was verlangt ist, die ganze Veranstaltung über aufrechterhalten wird. Sie können zwar Quantität im Output erreichen und das ist gut, wenn in Ihrem Unternehmen vor allem volle Pinnwände zählen. Die Qualität und Nachhaltigkeit bleiben allerdings auf der Strecke.
Sie formulieren vorab keine konkrete Fragen oder Arbeitsaufträge an die Teilnehmergruppe und verzichten insbesondere, zentrale Begrifflichkeiten entweder vorab oder als Teil des Workshops zu definieren. Damit sorgen Sie dafür, dass das Mysterium, um was es genau gehen soll und was verlangt ist, die ganze Veranstaltung über aufrechterhalten wird. Sie können zwar Quantität im Output erreichen und das ist gut, wenn in Ihrem Unternehmen vor allem volle Pinnwände zählen. Die Qualität und Nachhaltigkeit bleiben allerdings auf der Strecke.
8. Wechsel im Workshop auf eine unvobereitete Methodik
Sie haben Ihr Programm mit den Teilnehmer*innen durchgezogen und noch ein wenig Zeit. Da beschließen Sie, gleich noch weiter zu arbeiten. Sie haben nichts vorbereitet und vertrauen auf die Schwarmintelligenz. Ungeleitet lassen Sie die Gruppe beliebig Fragestellungen zum Vorgehen mit Fragen zum Inhalt mischen. Beispielsweise „Wie sollen wir das Risiko der beiden Optionen methodisch bewerten“ mit „Welche Risiken hat Option B“ und vielleicht noch „Was bedeutet Risiko in unserer Organisation“. Es wird hin und her diskutiert und am Schluss sind alle frustriert, denn es wird nichts richtiges dabei heraus kommen.
Sie haben Ihr Programm mit den Teilnehmer*innen durchgezogen und noch ein wenig Zeit. Da beschließen Sie, gleich noch weiter zu arbeiten. Sie haben nichts vorbereitet und vertrauen auf die Schwarmintelligenz. Ungeleitet lassen Sie die Gruppe beliebig Fragestellungen zum Vorgehen mit Fragen zum Inhalt mischen. Beispielsweise „Wie sollen wir das Risiko der beiden Optionen methodisch bewerten“ mit „Welche Risiken hat Option B“ und vielleicht noch „Was bedeutet Risiko in unserer Organisation“. Es wird hin und her diskutiert und am Schluss sind alle frustriert, denn es wird nichts richtiges dabei heraus kommen.
9. Pausen zugunsten von „Arbeit“ weglassen
Dass Menschen biologische Organismen sind, deren Energielevel biologisch aufrecht erhalten werden muss, haben Sie schon mal gehört. Aber da Sie nun schon mal alle wichtigen Personen beisammen haben, um mit ihnen das Thema zu bearbeiten, möchten Sie jede Minute nutzen. Die Zeit in der Veranstaltung ist knapp – da ist am schnellsten an den Pausen gespart. Auch wenn die Köpfe rauchen, sich Diskussionen im Kreis drehen oder sich schon keiner mehr zu Wort meldet: Frischluft, einen Schluck Wasser und eine leere Blase gibt es hinterher. Das zwangsweise ständige rein- und rausgehen von Teilnehmer*innen stört Sie nicht, so lange immer noch ein paar dabei bleiben. Eigentlich hat sich der Workshop schon aufgelöst, es fällt nur nicht auf.
Dass Menschen biologische Organismen sind, deren Energielevel biologisch aufrecht erhalten werden muss, haben Sie schon mal gehört. Aber da Sie nun schon mal alle wichtigen Personen beisammen haben, um mit ihnen das Thema zu bearbeiten, möchten Sie jede Minute nutzen. Die Zeit in der Veranstaltung ist knapp – da ist am schnellsten an den Pausen gespart. Auch wenn die Köpfe rauchen, sich Diskussionen im Kreis drehen oder sich schon keiner mehr zu Wort meldet: Frischluft, einen Schluck Wasser und eine leere Blase gibt es hinterher. Das zwangsweise ständige rein- und rausgehen von Teilnehmer*innen stört Sie nicht, so lange immer noch ein paar dabei bleiben. Eigentlich hat sich der Workshop schon aufgelöst, es fällt nur nicht auf.
10. Keinen Fokus auf das, was danach passieren soll
Sie haben sich nicht viel überlegt, was mit dem Ergebnis geschehen soll, denn Sie vertrauen auf die Eigenmotivation der Teilnehmer*innen. Im Workshop verzichten Sie auf Verbindlichkeit, indem Sie Maßnahmen nicht mit einem Verantwortlichen und einem Datum versehen. Überhaupt: es ist nur ein sehr geringes Zeitfenster eingeplant, damit das weitere Vorgehen in der Veranstaltung festgelegt wird. Letztlich verzichten Sie dann auch auf ein Protokoll, denn Sie haben ja keine Zeit (beginne wieder bei Punkt 1)…
Sie haben sich nicht viel überlegt, was mit dem Ergebnis geschehen soll, denn Sie vertrauen auf die Eigenmotivation der Teilnehmer*innen. Im Workshop verzichten Sie auf Verbindlichkeit, indem Sie Maßnahmen nicht mit einem Verantwortlichen und einem Datum versehen. Überhaupt: es ist nur ein sehr geringes Zeitfenster eingeplant, damit das weitere Vorgehen in der Veranstaltung festgelegt wird. Letztlich verzichten Sie dann auch auf ein Protokoll, denn Sie haben ja keine Zeit (beginne wieder bei Punkt 1)…
Wenn Ihnen all das zu aufwändig ist, vertrauen Sie einer neutralen und erfahrenen Moderation, die Sie berät und die mit Ihnen die Ziele und die Vorgehensweise absteckt. Rufen Sie mich gerne an für ein Gespräch.